5 frases a superar en las relaciones entre los organizadores de eventos presenciales y los eventos virtuales (5)

Al trabajar codo a codo con compañías organizadoras de eventos, ferias y congresos, hemos recopilado algunas frases que resumen las inquietudes y preocupaciones de los organizadores cuando valoran la posibilidad de complementar sus eventos presenciales con una modalidad virtual. Vamos con la quinta y última:

“Perderemos el contacto humano y la interacción entre personas que tiene un evento físico”.

Esta es sin duda una de las frases más frecuentes cuando un organizador de eventos presenciales valora la posibilidad de la modalidad virtual. Partimos de la base de que hay elementos de lo presencial que nunca podrán ser sustituibles por lo virtual, por ejemplo la “atmósfera” del espacio, las sensaciones del cara a cara, la riqueza de la experiencia…

Sin embargo, también partimos de la base de que lo virtual y lo presencial tienen diferentes cualidades y ventajas, y no se trata tanto de oponer potencialidades, sino de complementarlas considerando las circunstancias, recursos y objetivos de cada caso. Esto significa que los eventos y ferias virtuales tienen posibilidades que no tienen los presenciales, y viceversa.

Así, una estrategia eficiente es la organización de eventos híbridos en los que la modalidad presencial se complemente con la virtual, permitiendo a los organizadores extraer al máximo la potencia de cada medio. Los eventos virtuales no han llegado para desbancar lo presencial, sino para servir de herramienta a los organizadores de eventos y cumplir de forma más eficaz sus objetivos.

Por ejemplo, en el complemento virtual no contaremos con el “cara a cara”, pero tendremos la posibilidad de buscar, segmentar y cualificar contactos de forma rápida y eficaz, así como obtener informes detallados sobre quién entró en determinados stands, qué contenidos descargó o qué conferencias visualizó. Todo esto es algo que en un evento presencial es imposible conseguir sin un estricto y molesto control de los visitantes.

Si bien es cierto que algunas relaciones o acuerdos solo pueden “cerrarse” físicamente, no pensamos que lo virtual sea de por sí menos eficiente, ya que cotidianamente todos nos comunicamos con clientes, prospects y partners de una manera exclusivamente virtual, y en algunas ocasiones incluso sin habernos conocido físicamente. Así, se trataría de trasladar herramientas online como buscadores, email, chats, foros, etc., al mundo de los eventos, ferias y congresos.

Por último, queremos señalar brevemente que es en el campo de la “experiencia” donde los eventos virtuales tienen su mayor reto actualmente, y es esa una de las vías de mejora que nos planteamos desde VisualMente. Generando más y mejor “experiencia” no pretendemos suplir las cualidades del “cara a cara”, pero sí hacer más rica la participación en un evento virtual, a través de sorpresas, juegos, contenidos personalizados, etc.

Advertisement