“Perderemos el contacto humano y la interacción entre personas que tiene un evento físico”.

Esta es sin duda una de las frases más frecuentes cuando un organizador de eventos presenciales valora la posibilidad de la modalidad virtual. Partimos de la base de que hay elementos de lo presencial que nunca podrán ser sustituibles por lo virtual, por ejemplo la “atmósfera” del espacio, las sensaciones del cara a cara, la riqueza de la experiencia…

Sin embargo, también partimos de la base de que lo virtual y lo presencial tienen diferentes cualidades y ventajas, y no se trata tanto de oponer potencialidades, sino de complementarlas considerando las circunstancias, recursos y objetivos de cada caso. Esto significa que los eventos y ferias virtuales tienen posibilidades que no tienen los presenciales, y viceversa.

Así, una estrategia eficiente es la organización de eventos híbridos en los que la modalidad presencial se complemente con la virtual, permitiendo a los organizadores extraer al máximo la potencia de cada medio. Los eventos virtuales no han llegado para desbancar lo presencial, sino para servir de herramienta a los organizadores de eventos y cumplir de forma más eficaz sus objetivos.

Por ejemplo, en el complemento virtual no contaremos con el “cara a cara”, pero tendremos la posibilidad de buscar, segmentar y cualificar contactos de forma rápida y eficaz, así como obtener informes detallados sobre quién entró en determinados stands, qué contenidos descargó o qué conferencias visualizó. Todo esto es algo que en un evento presencial es imposible conseguir sin un estricto y molesto control de los visitantes.

Si bien es cierto que algunas relaciones o acuerdos solo pueden “cerrarse” físicamente, no pensamos que lo virtual sea de por sí menos eficiente, ya que cotidianamente todos nos comunicamos con clientes, prospects y partners de una manera exclusivamente virtual, y en algunas ocasiones incluso sin habernos conocido físicamente. Así, se trataría de trasladar herramientas online como buscadores, email, chats, foros, etc., al mundo de los eventos, ferias y congresos.

Por último, queremos señalar brevemente que es en el campo de la “experiencia” donde los eventos virtuales tienen su mayor reto actualmente, y es esa una de las vías de mejora que nos planteamos desde VisualMente. Generando más y mejor “experiencia” no pretendemos suplir las cualidades del “cara a cara”, pero sí hacer más rica la participación en un evento virtual, a través de sorpresas, juegos, contenidos personalizados, etc.

“No puedo cobrar más a mis expositores por poner su información en internet, no lo verán como un valor añadido”.

Algunos expositores pueden entender que no necesitan otro lugar en internet donde ofrecer la información sobre sus servicios y productos, más allá de su web corporativa a la que todo el mundo puede acceder. Es responsabilidad del organizador del evento virtual y de la compañía desarrolladora explicar a los expositores el valor añadido que representa la participación en un evento, congreso o feria virtual.

Eventualmente los contenidos de una feria o congreso presencial pueden estar también disponibles en las webs corporativas de los expositores, pero el propio concepto de “evento” (limitado en el tiempo, con contenidos exclusivos o novedosos sobre un tema central) implica la concentración en tiempo y lugar tanto de visitantes interesados como de expositores especializados, por lo que resulta especialmente valioso contar con una modalidad virtual que permita a personas interesadas de todo el mundo conectarse y acceder a los contenidos ofrecidos desde cualquier lugar. La difusión y capacidad de llegar a más gente es por tanto uno de los valores añadidos más importantes.

Por otro lado, un evento o feria virtual no debe entenderse exclusivamente en función de la información y los contenidos a ofrecer, sino como vía para la comunicación, la segmentación y la cualificación de contactos. Es decir, no se trata solo de ofrecer información vía web, sino de sacar partido a las herramientas de búsqueda y segmentación que ofrecen las plataformas de negocio virtual. De esta forma podremos cualificar a nuestros contactos de forma ágil, sin necesidad de “perseguirlos” por el evento presencial.

En este sentido, los eventos virtuales son un excelente medio para lanzar productos y nuevos servicios a un público “vip” o segmentado, con anterioridad al lanzamiento que se pueda realizar en la web corporativa de la organización.

Por último, recordar que también podemos generar ingresos por medio del evento virtual, lo que puede ayudar a organizadores y expositores a sufragar parte de los costos del proyecto. Las plataformas de negocio virtual permiten la generación de eventos de pago, al igual que ocurre en algunas ferias y congresos presenciales, ya sea con una cuota unitaria para todo el evento o solo para algunas áreas, stands o conferencias. Asimismo, otra vía para generar ingresos es la colocación de publicidad dentro del evento en determinados espacios reservados para ello.

Más de 20 expositores, entre galerías y artistas, tendrán la posibilidad de mostrar sus obras a aficionados al arte de cualquier lugar del mundo, en un entorno virtual que facilita la comunicación, segmentación y cualificación de contactos. Los visitantes de la modalidad virtual podrán conocer la actividad de las galerías en tiempo real, así como visitar los stands virtuales de galerías y artistas.

La feria virtual está organizada por Kutxa y Espacio Atlántico, y está apoyada por VisualMente y Entelgy.
- “Arteando continuará en versión virtual“, noticia aparecida en Noticias de Gipuzkoa el 27 de Julio de 2011.

“Para el evento virtual haremos lo mismo que en el evento físico pero en Internet, ¿no?”

Cuando un organizador de eventos presenciales decide realizar una feria virtual como complemento o extensión, puede caer en la idea preconcebida de replicar en el medio online lo que se hace en el medio físico. Esto implica, por ejemplo, digitalizar los documentos y papelería que se distribuyen en el congreso o feria presencial para así “colgarlos” en el stand virtual de cada organización, retransmitir en video las conferencias y charlas que tengan lugar, y atender por correo o chat a los usuarios que se interesen por los contenidos o servicios que ofrezca cada organización expositora.

De esta forma los visitantes podrán descargar o visualizar los contenidos básicos que se ofrecen en el evento presencial, así como entrar en comunicación con los usuarios expositores. Esto sin duda es un primer paso, uno de los puntos básicos que debemos considerar. Sin embargo, recomendamos pensar más en global, ya que la modalidad virtual tiene entidad suficiente como para enfocar el evento a partir de las especificidades y fortalezas del medio online.

Pongamos como ejemplo el caso de la documentación. En una feria virtual podemos limitamos a convertir a PDF los folletos y documentos que repartimos en la feria física, pero estaremos perdiendo la oportunidad de pensar esa documentación con un visión multimedia e interactiva, lo que nos ayudará a ofrecer contenidos más atractivos y experienciales. Asimismo, el video es un formato cada vez más valioso en el medio online, por lo que sería recomendable incluir videos ya existentes o incluso realizarlos específicamente para el evento virtual.

Esta misma perspectiva debe aplicarse en todos los ámbitos del evento online, pensando en extender y complementar lo físico por medio de las ventajas particulares de lo virtual. Una de estas fortalezas tiene que ver con las facilidades de comunicación y cualificación de contactos, gracias a las herramientas de comunicación disponibles y otras funcionalidades del evento virtual, como buscadores de usuarios, segmentación a través de la información de los perfiles, etc. Aquí de nuevo volveríamos a la retroalimentación deseada entre ambas modalidades: una buena segmentación y cualificación de contactos nos ayudará a optimizar los esfuerzos comerciales que tengan lugar.

“Nos falta tiempo para ocuparnos del evento virtual”

Todos conocemos el gran volumen de trabajo que supone organizar un evento presencial. Tal vez por esa razón, cuando un organizador decide realizar un evento virtual como complemento de una feria o congreso presencial, puede haber desde el equipo organizador una percepción de la modalidad virtual como un agregado menor. Esto provoca que el tiempo y los recursos humanos dedicados al evento virtual dependan en gran medida del tiempo “libre” que deje la organización del evento físico.

Esto nos parece un grave problema operativo y estratégico. En primer lugar, porque el no emplear los recursos necesarios repercutirá evidentemente en la posibilidad de éxito del propio evento virtual, lo que se traduce en contenidos poco relevantes o poco adaptados a la modalidad virtual; escasa o nula presencia interactiva y en tiempo real de organizadores, expositores, conferenciantes; y reducción del número de asistentes al evento virtual.

Y en segundo lugar, y aún más preocupante, porque un evento virtual débilmente atendido repercutirá negativamente en la imagen de la compañía organizadora, así como del propio evento presencial.

Ante esta situación, cuando los organizadores de eventos, ferias y congresos presenciales deciden lanzar una extensión virtual, es de vital importancia que ésta no sea entendida como un agregado menor, sino como una parte más de la estrategia de comunicación o marketing en la que se insertan los eventos, aportando a esa línea de acción todos los recursos que sean necesarios para lograr los resultados perseguidos. Para ello será imprescindible una adecuada planificación, distribuyendo las cargas de trabajo racionalmente entre todas las acciones que constituyen la estrategia.

Por último, y aunque cada vez contamos con aplicaciones más avanzadas a la hora de gestionar y optimizar nuestros eventos virtuales (lo que reduce significativamente los tiempos de trabajo), esto no implica que la compañía organizadora deba ejecutar ella misma las tareas que requiere la organización del evento virtual. Si en el proceso de planificación se advierte que no resultará posible autogestionarlo debido a falta de tiempo o recursos, serían las agencias de eventos virtuales las responsables de gestionar la modalidad virtual, contactando con los expositores, configurando el evento, asesorando para ofrecer contenido de calidad, etc.

“Me preocupa que perdamos asistentes al evento presencial”

Esta preocupación es legítima y frecuente, pero creemos que se deriva de una premisa falsa: concebir los eventos y ferias virtuales como excluyentes de los eventos físicos, como si un mismo participante no pudiera asistir tanto a la modalidad presencial como virtual.

Es cierto que asistir a una feria virtual puede resultar más económico que asistir a una presencial. Sin embargo, pensar que esto es ya una razón para que el público deje de asistir a los eventos presenciales, significa que no se confía en la fuerza y atractivo del propio evento físico, lo que puede significar que algo no se está haciendo bien. Es decir, creemos que el público asistirá al evento presencial siempre que éste ofrezca contenidos interesantes, espacios eficaces de networking y una oportunidad donde el “estar físicamente” sea importante.

Por otro lado, pensamos que en realidad lo preocupante es perder a todos los posibles participantes que no podrán asistir físicamente, y que solo podrían hacerlo a través de Internet. Sin una modalidad virtual, los organizadores están desechando la oportunidad de ampliar el número total de participantes en sus eventos, ferias y congresos.

Finalmente, y volviendo a la idea de que eventos presenciales y virtuales no son excluyentes, lo fundamental es que un mismo usuario puede estar muy interesado en participar en ambas modalidades. Por ejemplo, en una feria con conferencias y charlas durante todo el día, nos es imposible asistir a todas, y muchas veces nos vemos en la necesidad de sacrificar conferencias relevantes porque coinciden con otras o porque sencillamente no podemos permanecer en el evento durante tanto tiempo. Es aquí donde un evento o feria virtual muestra toda su fortaleza, porque permite revisitar aquellos contenidos que más nos interesaron o ver aquellos stands y conferencias que nos perdimos.

En resumen, lo físico nunca perderá su fuerza porque determinados elementos son insustituibles virtualmente, pero lo virtual contribuirá a potenciar los contenidos, el número de asistentes y las relaciones que se establezcan entre los participantes.

Basicly, the 20 minutes conference explained:

• What is a Virtual Event?
• What are they use for?
• What is a hybrid event?
• What are the benefits of Virtual Solutions?

Here you have the slideshare presentation:

 

Aunque aún no han desvelado en detalle los proyectos que tienen en mente, la iniciativa nos parece valiosa como intento de sistematizar de alguna forma el estado actual de las soluciones virtuales en España, y cómo éstas pueden contribuir a un uso más eficiente de los recursos.

Os dejamos con la presentación de la propia asociación:

“Somos de los que piensan que las empresas tienen algunas formas de ahorrar costes que actualmente desaprovechan, por desconocimiento, por miedo, por mala adaptación tecnológica, por falta de soporte.
El teletrabajo parcial o completo de empleados, el uso de las tecnologías para evitar desplazamientos profesionales…Esto es, aumentar las relaciones virtuales. Disponemos de un montón de herramientas, y no sacamos todo el provecho de ellas. Hasta ahora… Y esa es la idea base de nuestra asociación Topalekua! Crear un punto de encuentro para profesionales. Más información.

Descargar entrevista en mp3

Un evento verde o sostenible es aquel que contempla criterios ecológicos que ayudan al desarrollo sostenible del planeta. Las compañías organizadoras de eventos deben tomar medidas apropiadas para minimizar los impactos negativos sobre el medio ambiente. Además, a medio-largo plazo pueden adquirir la suficiente relevancia como para ser identificados como eventos con un valor añadido esencial en estos días.

Ciertamente los eventos físicos tienen un impacto medioambiental muy importante, relacionados con la producción de papelería, los viajes y desplazamientos de visitantes y organizadores, construcción de stands, etc. En este sentido, los eventos virtuales reducen gran parte del consumo de energía y materiales necesarios para organizar y desarrollar un evento, por lo que cabe considerarlos como una de las iniciativas que contribuyen a la difusión e implementación de los eventos verdes.

Ahora la oficina de Turismo de Irlanda ha lanzado una aplicación gratuita para iPhone cuyo objetivo es calcular la huella de carbono que se deja al asistir a un congreso internacional en Irlanda y comparar los valores con otras sedes. Irlanda busca de esta forma posicionarse dentro de los destinos “ecofriendly”.

Así, los asistentes a un congreso pueden calcular las emisiones de CO2 que provocan sus desplazamientos en avión, y se ofrecen consejos a organizadores de congresos y reuniones profesionales sobre posibilidades de disminuir esas emisiones.

La aplicación fue presentada hace unos meses durante la inauguración del CCD (Convention Center Dublin), un centro de congresos del mundo que se anuncia como neutral respecto a las emisiones de carbono, es decir, que compensa tanto como produce.

Es gratuita y puedes descargarla desde aquí.

Vía Eventoplus y Diario del viajero.